ERP und DMS – WaWision jetzt mit neuer Schnittstelle zu docuvita
Es gibt nun eine Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – von docuvita und dem ERP-System WaWision der embedded projects GmbH. Ab sofort können alle Dokumente aus WaWision direkt in docuvita importiert werden. Das Erleichtert die Suche nach Eingangsbelegen, Rechnungen, Lieferscheinen, E-Mails und vielem mehr – so kann langfristig die Effizienz der Arbeitsabläufe gesteigert werden. Über die Kopplung von ERP- und DMS-System wird auch die revisionssichere Archivierung von Dokumenten aus älteren Geschäftsjahren sichergestellt.
Übersicht über die Dokumente steigert die Arbeitseffizienz enorm
Mehrere Studien haben die Auswirkungen von Dokumentensuche im Arbeitsalltag untersucht und Mitarbeiter befragt. Im Schnitt geben etwa 25 Prozent der Mitarbeiter an, Schwierigkeiten zu haben, die richtigen Dokumente und Vorlagen zu finden. Häufig gibt es mehrere Versionen, die Informationen werden im falschen Ordner abgelegt oder anders benannt als üblich. Damit alle Dokumente, die im ERP-System WaWision einlaufen oder von der Warenwirtschaftssoftware generiert werden, für den schnellen Recherchezugriff verfügbar sind, wurd eine Schnittstelle zu docuvita entwickelt – einem DM- und ECM-System. docuvita richtet sich neben kleinen und mittleren Unternehmen auch an Startups und bedient damit die gleiche Zielgruppe wie WaWision.
Alles in einem System: Fünf Vorteile der Kopplung von ERP und DMS
Automatisierter Dokumenteneingang:
Die Dokumente werden automatisch erfasst und abgelegt. Dadurch, dass die Dokumente nicht manuell archiviert werden, sparen sich die Mitarbeiter Arbeitszeit – und im Nachgang natürlich auch beim Wiederfinden der Unterlagen.
Einsparpotenzial bei der Archivierung:
Die Daten aus zurückliegenden Geschäftsjahren fließen vom ERP- in das ECM-System, das meist günstigeren Server-Speicherplatz bietet.
Bessere Dokumentation:
Da in dem DMS-System klar ersichtlich ist, wann welcher Bearbeitungsschritt vorgenommen wurde, haben die Mitarbeiter jederzeit schnellen Zugriff auf die aktuelle Version.
Ortsunabhängiger Zugriff auf die Dokumente:
Da docuvita ebenfalls eine Cloud-Lösung ist, können Mitarbeiter jederzeit – auch im Homeoffice – auf die Dokumente zugreifen.
Revisionssichere Archivierung:
Viele Dokumente aus dem ERP-System müssen so ablegt werden, dass sie den Anforderungen des Handelsgesetzbuches entsprechen. Die gesetzeskonforme Archivierung wird vom DMS übernommen.
WaWision überträgt alle Dokumente direkt in das DMS docuvita
Die neue Schnittstelle zu Docuvita erleichtert WaWision-Nutzern neben der Verwaltung auch die Recherche nach Dokumenten. Besonders nützlich ist die Kopplung von ERP-System und DMS für die Recherche nach Lieferscheinen und Reklamationsschreiben, aber auch nach Rechnungen. Der gesamte Prozess der Rechnungseingangsprüfung über die Buchung bis hin zur Zahlungsabwicklung kann automatisiert werden. Das System erkennt außerdem Doppelungen und sortiert sie aus, so dass die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert werden kann.
