Suchfunktionen.
Einfach, schnell und zielführend.
Sie suchen nach einem archivierten Dokument? Dafür bietet Ihnen docuvita unterschiedliche Suchfunktionen: Von einfach und schnell bis hin zu komplexen, wiederkehrenden Abfragen. Schränken Sie über eine detaillierte Suchmaske die Ergebnismengen ein und schon kommen Sie unverzüglich zu Ihrem gesuchten Dokument.
Sämtliche Suchvorgänge können Sie zur späteren Verwendung speichern und jederzeit mit wenigen Klicks erneut starten. Gespeicherte Suchvorgänge können Sie zudem für andere Nutzer freigeben und so effizienter mit komplexen Dokumentsammlungen arbeiten.
Wie funktioniert das?
Die leistungsfähige Suchfunktion von docuvita basiert auf den im Hintergrund arbeitenden docuvita.DocumentServices. Diese erkennen im OCR-Verfahren automatisch den Text von gescannten Dokumenten und lesen sämtliche Informationen aus E-Mails, Text- und Office-Dateien aus. Zusammen mit den Eigenschaftsfeldern der Dokumente (z. B. Vorgangsnummer, Aktenzeichen, Belegnummer und Dokumentart) stellen diese Informationen den Suchindex dar.
Jedes Mal, wenn ein Dokument geändert oder ein neues anlegt wird, wird dieser Index automatisch aktualisiert. Bei Suchen wird auf diesen besonders schnellen Index zugegriffen – das verkürzt die Suchdauer selbst bei komplexen Archiven erheblich und reduziert die Belastung der Arbeitsplatz-Rechner.
Einfache Suche
Die einfache Suche erlaubt das schnelle Finden von Schlagworten in Ihren digitalen Dokumenten – egal, ob diese im Dokument selbst enthalten sind oder als Eigenschaften zu dem Dokument hinterlegt wurden. Dies erfordert nur wenige Klicks und ist für die meisten alltäglichen Suchanfragen ausreichend.
Eigenschaftensuche
Über die Eigenschaftensuche können Sie speziell die Eigenschaftenfelder von Dokumenten durchsuchen. So finden Sie Dokumente, unabhängig von ihrem Inhalt, z.B. anhand ihres Erstellzeitraumes, Dokument-Autors, der Vorgangsnummer, anhand eines Aktenzeichens, einer Belegnummer oder Dokumentart.
Detailsuche
Erstellen Sie komplexe Abfragen basierend auf den Eigenschaftenfeldern von Dokumenten. Grenzen Sie Zeiträume ein oder fragen Sie verschiedenste Selektionskriterien ab. Auf diese Weise erstellen Sie im Handumdrehen Auswertungen. Zum Beispiel diese: Welche Eingangsrechnungen hat es für eine bestimmte Kostenstelle im Monat XY gegeben? Oder: Welche Dokumente wurden in einem bestimmten Zeitraum geändert oder erstellt?
