E-Mailarchivierung
Sicher und gesetzeskonform.
Mit docuvita legen Sie nicht nur Dokumente ab, sondern kommen auch der gesetzlichen Anforderung zur Archivierung von Geschäftsbriefen nach. Ihre E-Mails können Sie auf zwei verschiedene Arten archivieren: Entweder Sie entscheiden sich für eine selektive Archivierung oder Sie lassen den gesamten E-Mailverkehr automatisch ablegen.
Über anpassbare Schnittstellen lässt sich docuvita übrigens auch mit bestehenden CRM- oder ERP-Systemen integrieren. So können Sie erfasste E-Mails zum Beispiel direkt in einer digitalen Kundenakte archivieren und von Ihrem CRM-System aus auf sie zugreifen.
E-Mail-Archivierung am Client
Der docuvita.Client unterstützt die direkte Integration mit Microsoft Outlook oder Tobit David. E-Mails, die Sie mit diesen Anwendungen versenden oder empfangen, können Sie manuell per Drag & Drop oder durch den Klick auf einen Button direkt im E-Mail-Programm archivieren.
Bei der Archivierung Ihrer E-Mail-Nachrichten haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich Schlagworte zu vergeben und Ihre Nachrichten so leichter auffindbar zu machen. Außerdem können Sie E-Mails, die Sie aus Outlook oder Tobit David versenden, automatisch in docuvita archivieren lassen.
E-Mail-Archivierung am Server
docuvita unterstützt die nahtlose Integration mit Microsoft Exchange Server und dem Tobit David Server. Weitere Integrationsmöglichkeiten stehen auf Anfrage zur Verfügung. Die Integration mit dem E-Mail-Server bietet Unternehmen wichtige Vorteile – etwa die automatische Archivierung ein- und ausgehender E-Mails und deren automatische Zuordnung zu einer Kundenakte.
Bei der E-Mail-Archivierung am Server wertet das docuvita Archivierungs-Programm die Informationen im Header jeder Nachricht aus (u.a. Absender, Adressat und Betreff). Diese Informationen werden zur Verschlagwortung der archivierten Nachrichten verwendet. So werden Ihre E-Mails nicht nur sicher archiviert, sondern sind jederzeit kinderleicht wieder auffindbar.
Archivierung von Anlagen und Metadaten
docuvita archiviert E-Mails inklusive aller Dateianhänge; dabei werden E-Mails nebst aller Anlagen und Metadaten indexiert und im Dokumentenmanagement-System abgelegt. Durch die Suchfunktion werden E-Mails schnell und komfortabel gefunden. Die Integration von docuvita mit Ihrem ERP- oder CRM-System erlaubt es sogar, E-Mails Kunden- oder Kontextbezogen zu archivieren.
docuvita archiviert E-Mails nicht nur aus spezifischen E-Mail- oder Groupwarelösungen wie Microsoft Exchange und Tobit david®, sondern unterstützt auch die üblichen Standards für E-Mails im Internet. Somit wird es auch für die E-Mailarchivierung von Cloudlösungen wie Microsoft Office 365 eingesetzt.
