Digitale Akte.
Automatisch. Auf Anhieb überzeugend.
Schaffen Sie Verknüpfungen zu Ihren datenführenden Anwendungen. Das können zum Beispiel Warenwirtschafts-, ERP-, PPS- oder CRM-Systeme sein. Die dort vorhandenen Daten können Sie für das automatische Anlegen und Verschlagworten der Akten in docuvita nutzen.
Ihr Vorteil: Die so verknüpfte digitale Akte bleibt stets aktuell und muss nicht nachgepflegt werden. Änderungen der Stammdaten im führenden System werden automatisch und umgehend übernommen. Dieses Vorgehen erspart Ihnen einen erheblichen Verwaltungsaufwand.
Vielseitig und flexibel
Kunden- und Lieferantenakten: Archivieren Sie Rahmenverträge, allgemeine Korrespondenz, Belege, Rechnungen und Lieferscheine. Optimieren Sie Ihren Kunden- und Lieferantenkontakt im Handumdrehen.
Personalakten: Schützen Sie sensible Daten Ihres Unternehmens, zum Beispiel Bewerbungen und Arbeitszeugnisse, vor unbefugtem Zugriff – und haben Sie sie dennoch schnell zur Verfügung, wenn Sie sie brauchen.
Buchhaltungsakten: Ob als Einzellösung oder in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware – archivieren Sie Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen gesetzeskonform.
Projektakten: Verwalten Sie Projektpläne und Kalkulationen an einer zentralen Stelle. So halten Sie Ihre Mitarbeiter team- und unternehmensübergreifend stets auf aktuellem Stand.
Produktionsakten: Archivieren Sie automatisch alle Unterlagen zur Produktion wie Zeichnungen, Arbeitskarten, Fertigungsaufträge, Prüf- und Messprotokolle.
Entwicklungsakten: Legen Sie Zeichnungen und Baupläne zu einem Entwicklungsprozess ab. So können Sie jederzeit nachverfolgen, wer wann welche Änderung durchgeführt hat.
Geräteakten: Hinterlegen Sie Anleitungen, Wartungsunterlagen und Leasingverträge zu Ihren Geräten. Dadurch haben Sie alles bestens im Blick.
Patientenakten: Im medizinischen Bereich entstehen sehr viele Dokumente, die sicher abgelegt und weitergeleitet werden müssen. Unsere Lösungen helfen hier zuverlässig weiter.
Ihre Akten sind noch nicht dabei? Kein Problem – wir richten auch Ihre Akten nach Ihren individuellen Wünschen ein. Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich unverbindlich beraten.
Beliebig erweiterbar
Sie können ohne Einschränkungen mehrere Systeme anbinden und somit verschiedenste Akten nutzen. Ein Beispiel: Sie definieren einmalig, welche Akten Sie automatisch aus Ihrem ERP- oder CRM-System übernehmen wollen. Das können zum Beispiel Kunden-, Lieferanten oder Personalakten sein. Das System übernimmt anschließend für Sie die weitere Arbeit. Aber nicht nur das. Eine spätere Erweiterung um andere Aktentypen oder sogar die Anbindung an weitere Systeme ist problemlos realisierbar.
Die Aktenverwaltung erfolgt in docuvita ähnlich Ihrer gewohnten Arbeitsabläufe. Suchen Sie sich Ihre Akte aus dem Bestand heraus und finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen. Wenn Sie die Akte nicht mehr benötigen „stellen“ Sie diese wieder zurück.
Gleichzeitiger Zugriff für alle
Im Gegensatz zum bisherigen Arbeiten mit Aktenordnern können alle berechtigten Benutzer parallel auf jede beliebige digitale Akte zugreifen – unabhängig von ihrem Ort und ihrem Endgerät.
