Korrespondenz.
Schnell und rechtssicher archivieren.
Wussten Sie, dass nicht nur Rechnungen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen? Sie gelten auch für sämtliche Korrespondenzen, die als Handelsbrief gewertet werden können, sowie für sämtliche buchhaltungsrelevante Unterlagen. Dieses gilt auch wenn die Dokumente vielleicht auf den ersten Blick nicht als relevant zu erkennen sind. Es kann sich zum Beispiel um Excel-Tabellen zur Berechnung von Reisekosten oder Überstunden handeln.
Diese Dokumente müssen Sie zwingend in iherer (elektronischen) Originalform aufbewahren damit die Berechnungen jederzeit nachvollzogen werden können. Dokumente in Papierform können elektronisch erfasst (gescannt) und so rechtssicher und dauerhaft sicher archiviert werden.
Digitale Korrespondenz
Achten Sie und Ihre Mitarbeiter bei der digitalen Korrespondenz immer darauf, ob es sich um Handelsbriefe handelt?
- Bei jeder E-Mail?
- Bei jeder heruntergeladenen Rechnung?
- Bei jedem Bericht eines Online-Formulars?
- Bei jedem (PDF-) Dokument, das bei Ihnen eingeht?
- Bei jeder Excel-Tabelle mit finanziellen Berechnungen oder Auswertungen?
Wahrscheinlich nicht. Begeben Sie sich auf die sichere Seite und archivieren Sie all diese Unterlagen revisionssicher. So haben Sie alle Unterlagen verfügbar und können bei einer Steuerprüfung auf Wunsch Einsicht gewähren.
Wäre das nicht praktisch?
Wenn Sie Ihre Office-Dokumente direkt über das Dokumentenmanagement-System speichern, aktualisieren und versionieren, erfüllen Sie die gesetzlichen Pflichten ganz automatisch – und optimieren ganz nebenbei die Kommunikation mit Ihren Kunden- und Lieferantenkontakten. In Zukunft können Sie so alle Daten und Dokumente zu Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern zentral an einem Ort abrufen.
Korrespondenz in Papierform
Das Archivieren Ihrer Korrespondenz in Papierform ist kinderleicht und kann mit docuvita auf verschiedene Arten erfolgen. Je nach Anwendungsfall und Büroausstattung wird Ihr gesamter Schriftverkehr entweder direkt am Arbeitsplatz des verantwortlichen Mitarbeites oder über ein Multifunktionsgerät in einer zentralen Poststelle gescannt und automatisch in docuvita verarbeitet. Egal welchen Weg Sie wählen, dank ausgeklügelter Ablagestrategien und moderner OCR Technik stehen Ihnen die Informationen der kompletten Korrespondenz kontextbezogen oder per Suche in docuvita zur Verfügung.
Ein zusätzlicher Vorteil: Digitalisieren Sie Briefverkehr und Schriftwechsel direkt in einer zentralen Poststelle und verteilen die Korrespondenz digital per Informations- oder Wiedervorlageworkflow. So sparen Sie sich die aufwändige Zustellung der Briefe an die Arbeitsplätze der Mitarbeiter.
Die Perfekte Ergänzung
Vermerken Sie auch Sprach- oder Telefonnotizen im gleichen System und Sie haben alle Informationen an einem zentralen Ort. Alles Wissen zu Ihren Außenbeziehungen ist einfach per Suche auffindbar.
Unser Tipp: Um sämtliche Handelsbriefe im originalen Format vorzuhalten, bietet sich eine vollständige Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails an. Diesen Vorgang können Sie mit docuvita automatisieren. Wie das geht, verraten wir Ihnen gern. Sprechen Sie uns an.
