docuvita – das Dokumentenmanagementsystem
docuvita ist ein hoch modernes, leistungsfähiges Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise-Content-Management System (ECM). Mit dieser Software werden auf einfache Art und Weise sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen aus den verschiedensten Quellen zusammengeführt und an zentraler Stelle verwaltet. So brauchen Sie in Zukunft deutlich weniger Zeit zum Suchen, Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten. Informationen stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung. docuvita ist wahlweise unter Windows, Android und iOS oder einfach in Ihrem Browser und somit auf nahezu jedem Endgerät verfügbar.
Dokumentenmanagement: Die 4 entscheidenden Vorteile
Die Informationszentrale in Ihrem Unternehmen
In einem Dokumentenmanagement-System (DMS) werden Ihre Dokumente, E-Mails und Daten aus all Ihren IT-Systemen automatisch zentral zusammengeführt. Dabei ist es egal in welchem Format Ihre Daten vorliegen. Sie haben die Dokumente nur in Papierform? Dann besteht der erste Schritt in der Wandlung in digitale Dokumente. Es erfolgt immer eine Verschlagwortung mit Metadaten und auf Wunsch eine Ablage in strukturierten Kunden-, Lieferanten- oder Projektakten. Auf Grund von Verknüpfungen zu führenden Anwendungen (z.B. ERP- oder CRM-System) entfällt die doppelte Pflege von Stammdaten. Aus vielen Programmen kann direkt in docuvita gesucht oder in relevante Akten gesprungen werden. Zusätzlich zu den bereits digital vorhanden Belegen können über verschiedenste Verfahren Dokumente digitalisiert und diesen Akten hinzugefügt werden. Dank OCR und Volltextindex sowie der Verschlagwortung finden Sie Ihre Informationen in Sekundenschnelle – auch noch nach Jahren.
Ein weiterer Vorteil: Sie sind unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz im Büro. Greifen Sie auf Wunsch von jedem Ort der Welt sicher auf Ihre Daten zu. Ermöglicht wird dieses durch den Einsatz moderner Webtechniken. Diese erlauben einen Zugriff über nahezu jedes internetfähige Endgerät.
Verbesserung der Zusammenarbeit
Mit Dokumentenmanagement von docuvita wird der sichere Dokumentaustausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Beenden Sie das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen. Über die Check-In und Check-Out Funktion werden Doppelbearbeitungen vermieden. So entfällt das mühsame zusammenführen verschiedener Versionsstände. Für berechtigte Benutzer ist jederzeit erkenntlich wer ein Dokument aktuell bearbeitet oder zuletzt bearbeitet hat. Dank des Versionskommentars können die wichtigsten Änderungen schnell sichtbar gemacht werden. Durch Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.
Tipp: Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihrer Firmenzentrale und Filialen oder Außenstellen und sparen gleichzeitig viel Zeit mit dem Dokumentenmanagement von docuvita.
Prozessoptimierung durch Workflows
Mit Workflows wird die Zusammenarbeit im Dokumentenmanagement weiter optimiert. Und zwar nicht nur zwischen Ihren Mitarbeitern sondern auch zwischen technischen Systemen untereinander oder bis hin zu Ihren Kunden oder Lieferanten. Anwendungsfälle für Workflows reichen vom Einreichen von Urlaubsanträgen über Bestellprozesse an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind bis hin zu komplexen Rechnungsfreigaben über verschiedene Standorte und Freigabelimits hinweg. Das Dokumentenmanagement nimmt hierbei eine zentrale Rolle ein.
Ein Workflow besteht dabei immer aus einzelnen Aufgaben: Diese Aufgaben werden entweder von einem Benutzer ausgeführt oder es können technische Aufgaben sein. Zu den technischen Aufgaben gehören das z.B. Versenden von E-Mails, Eskalationen, der Druck von Dokumenten oder die Übergabe an ein anderes Programm. Wie Sie sehen, können Sie mit Hilfe des Dokumentenmanagements digitale Geschäftsprozesse gestalten und somit Ihre Verwaltung entlasten.
Frage: Schicken Sie noch (Papier-) Dokumente per Post oder Bote zwischen Ihren Standorten hin und her um Freigaben erteilen zu lassen? Verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe und sparen sich die Suche nach auf dem Weg verloren gegangenen Belegen.
Zugewinn an (Rechts-)Sicherheit
Eine der Grundanforderungen im Dokumentenmanagement ist die rechtssichere Archivierung der Dokumente-Dateien und Metainformationen. Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen können diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt werden als ein Papierarchiv.
Durch diese Maßnahmen im Dokumentenmanagement können Sie gesetzlichen Anforderungen – wie z.B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) – und interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.
Hinweis: Denken Sie in diesem Zusammenhang auch daran wie einfach Sie eine geschäftsrelevante E-Mail mit docuvita rechtssicher archivieren können.
Dokumentenmanagement – Ihr Erfolgsfaktor
Dokumentenmanagement mit docuvita leistet einen nachhaltigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens. Während Sie Kapazitäten auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, hilft Ihnen docuvita, die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams zu fördern, Ihren Kundenservice zu verbessern, Ihre Produktivität zu steigern, Kosten zu sparen und, fast nebenbei, Rechtssicherheit in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit zu erlangen.
Eine kleine Begriffsdefinition
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Im engeren Sinne Software für die sichere Archivierung von digitalisierten und digitalen Dokumenten. Zusätzlich zur reinen Aufbewahrung können diese Dokumente zum leichteren Wiederauffinden mit Index- oder Metadaten versehen werden. Erweitert wird der Funktionsumfang um eine Versionierung, Check-In und Check-Out Funktion sowie Suchfunktionen über einen Volltextindex. Im englischsprachigen Raum wird in diesem Zusammenhang von „Records Management“ gesprochen.
Enterprise Content Management (ECM)
Besteht aus verschiedenen technischen Komponenten. Die Basis bildet das klassische Dokumentenmanagement. Dieses wird ergänzt um Funktionen für Collaboration (Zusammenarbeit), Web-Content-Management (z.B. Anbindung an ein Intranet), Records Management (Schriftgut- und Ablageverwaltung) sowie Workflow oder auch Business-Process-Management (Optimierung von Geschäftsprozessen). In der ganzheitlichen Betrachtung gehören nach der Definition des Dachverbandes AIIM international neben dem Bereich Manage (den oben beschriebenen Funktionen) auch die angrenzenden Teilbereiche Capture (Erfassung), Store (Speicherung), Preserve (Bewahrung) und Deliver (Ausgabe) mit zum ECM. Zusammengefasst geht es um Lösungen zur Archivierung, Verwaltung und Suche über den gesamten Dokumentenbestand in einem Unternehmen.
Enterprise Information Management (EIM)
Löst sich weiter vom Begriff Content (Inhalt), der im deutschsprachigen Raum stark mit dem Dokument oder der Datei als dem Trägermedium des Inhaltes verknüpft ist und stellt die Information an sich, ohne an ein bestimmtes Medium gebunden zu sein, in der Vordergrund.
Egal welcher Begriff nun verwendet wird, mit den Lösungen von docuvita können Sie sich in all diesen Bereichen optimal aufstellen. Lassen Sie sich umgehend von einem Ansprechpartner in Ihrer Region beraten.
Weiterführende Informationen
Weitere allgemeine Hinweise zum Thema Dokumentenmanagement finden Sie beim Branchenverband VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. oder bei Wikipedia.
