Archiv der Kategorie: Markt & Meinung

Aktuelle Themen und Meinungen rund um den DMS-Markt.

Versionen

Mit docuvita sind Dokumente immer DSGVO-konform verwaltet: Jede Änderung ist lückenlos nachvollziehbar, sodass stets erkennbar ist, wer wann welches Dokument bearbeitet hat. Um dies sicherzustellen, wird bei jeder inhaltlichen Änderung automatisch eine neue Version des Dokuments angelegt. Auf alle Versionen kann jederzeit über den Karteireiter „Versionen“ zugegriffen werden.
Damit ein Dokument bearbeitet werden kann, muss es zunächst ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente können parallel nicht von anderen Benutzern bearbeitet werden. Folgende Möglichkeiten zur Versionierung gibt es:

  • Direkte Bearbeitung per Doppelklick: Mit einem Doppelklick kann ein Dokument im docuvita.WinClient ausgecheckt, direkt bearbeitet und als neue Version wieder eincheckt werden.
  • Version per Drag-and-Drop hinzufügen
    Einfach eine gewünschte Datei, zum Beispiel aus dem Explorer, per Drag-and-Drop auf ein bestehendes Dokument in docuvita ziehen, um eine neue Version anzulegen. Es öffnet sich dann automatisch der Dialog zur Erstellung einer neuen Dokumentversion.
  • Offline-Bearbeitung für längere Änderungen
    Für eine umfassendere Bearbeitung eines Dokumentes kann dieses ausgecheckt und offline bearbeitet werden. Das Dokument wird währenddessen als „in Arbeit“ markiert und ist für andere Benutzer gesperrt. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und um die aktualisierte Version wieder in docuvita zu speichern, muss nur noch in der Listenansicht des Clients mit der rechten Maustaste auf das Dokument geklickt und im Kontextmenü „Neue Version“ ausgewählt werden.

docuvita 24.3 | Release

Die docuvita Version 24.3 steht im docuvita Webshop zum Download bereit.
Hier eine kurze Übersicht über die wichtigsten Neuerungen in dieser Version:

  • XRechnungs-Viewer:
    Im Web- und im Windows-Client können nun XRechnungen angesehen werden. Damit ist eine Rechnungsablage von XRechnungen mit Ansicht des Dokumentinhalts und die Nutzung im Rahmen eines Freigabe- und Zahlungsworkflows möglich. Der Viewer basiert auf dem offiziellen Vorschlag der Koordinierungsstelle für IT-Standards in der öffentlichen Verwaltung und unterstützt die Formate CII (UN/CEFACT Cross-Industry-Invoice) und UBL (Universal Business Language).
  • XRechnungContentParser:
    Neben dem Viewer enthält der AutoProfiler einen neuen XRechnungContentParser, mit dem XRechnungen in automatisierten Importstrecken ins System gebracht werden können. Alle Eigenschaften sind wie schon bei ZUGFeRD-Rechnungen auslesbar. Zudem gibt es ein Datenfeld, um den Typ (ZUGFeRD / XRechnung) zu unterscheiden.
  • Cloud-Belegerkennung:
    Ab sofort ist die Nutzung der Cloud-Belegerkennung mit einem kundenspezifischen Validierungsworkflow möglich.
  • docuvita.WinClient:
    Die Bearbeitung von Dokumenten im docuvita.WinClient wurde anhand von Rückmeldungen aus dem Produktsupport grundlegend überarbeitet. Dies betrifft vor allem die Arbeit in den klassischen Office-Programmen: bei jeder Speicherung im Office-Programm erscheint nun auch eine Versionierungsmaske in docuvita. Wurde docuvita zwischenzeitlich geschlossen, erscheint diese nach dem erneuten Start. Hier wird in der Maske zusätzlich der hervorgehobene Hinweis angezeigt, dass im Falle des Abbruchs der bearbeitete Dokumentstand verloren geht..

PS: Wie auf dem Partnertag angekündigt, steht im Partnerportal eine kleine Zusammenstellung an Beispiel-Workflows zum Download bereit. Diese liefern wertvolle technische Anregungen und Umsetzungsideen für die Modellierung von Prozessen bei Ihren Kunden. Es lohnt sich also, die Workflow-Templates herunterzuladen und diese direkt in Ihr docuvita-System zu integrieren.

Online-Schulungen Herbst 2024

Diesen Monat starten wieder unsere Online-Schulungen.
NEU dabei das Modul: „Produktneuerungen des letzten Jahres“.

WICHTIG: Die Teilnahme an zwei technischen Schulungsmodulen pro Jahr ist erforderlich, um die Zertifizierung als docuvita Servicepartner zu erfüllen.

  • Vertrieb – Dienstag, 29.10.2024
  • Modul 1 – Systemvoraussetzungen, Installation & docuvita.Admin – Dienstag, 05.11.2024
  • Modul 2 – Objekttypen, Regeln, Rechte und Benutzerverwaltung – Donnerstag, 07.11.2024
  • Modul 3a – Automatisierte Importstrecken (AutoProfiler) – Einstieg und Überblick – Dienstag, 12.11.2024
  • Modul 3b – Automatisierte Importstrecken (AutoProfiler) – Erweiterte Importszenarien – Donnerstag, 14.11.2024
  • Modul 4 – Die docuvita Clients (Web, Windows und Mobile) – Dienstag, 19.11.2024
  • Modul 5 – Einführung Workflow – Donnerstag, 21.11.2024
  • NEU: Modul 6 – Produktneuerungen des letzten Jahres – Donnerstag, 28.11.2024

Die einzelnen Module finden jeweils online von 8:30 bis ca. 13:00 Uhr mit einer 15-minütigen Pause statt. Unter www.docuvita.de/partner/schulungen/ finden Sie weitere Informationen zu den Schulungen und können sich anmelden.

docuvita.App

Nutzen Sie schon unsere App? Absolut praktisch, denn alle Basisfunktionen von docuvita stehen damit auch auf dem Handy oder Tablet zur Verfügung. So kann z.B. bequem von unterwegs auf Dokumente zugegriffen oder diese abgelegt werden oder Workflows gestartet bzw. bearbeitet werden.
Die App finden Sie im App- bzw. Playstore mit der Suche „docuvita“. Ansonsten gibt es den Link zur App und zu Ihrem System in docuvita unter Ansicht -> Information
In der Online-Hilfe finden Sie zudem auch eine Dokumentation zur App. Klicken Sie das ? in der oberen Zeile, um zur Hilfe zu gelangen.

docuvita Partnertag 2024

Es ist nun fast eine Woche vergangen, und wir blicken zurück auf eine Veranstaltung, die sich perfekt als Klassentreffen mit hohem Informationsgehalt beschreiben lässt.

Der docuvita Partnertag steht dabei für Diskussionen auf Augenhöhe. Die Vorträge unserer Fachhandelspartner haben einmal mehr neue Impulse und Sichtweisen vermittelt und allen einen Blick über den Tellerrand geboten. Neben den Vorträgen haben wir beim gemeinsamen Kochen in der Kochschule und bei dem ein oder anderen Getränk in der höchsten Rooftop-Bar Deutschlands ausreichend Raum für den Austausch geschaffen.

An alle, die nicht dabei sein konnten: Ihr habt wirklich etwas verpasst! Aber nach dem Partnertag 2024 ist vor dem Partnertag 2025, und wir freuen uns schon jetzt auf bekannte und neue Teilnehmer!

Aufgepasst: Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für ALLE im Bereich B2B Pflicht!

Das Thema ist nicht neu, aber derzeit sehr präsent. Ab dem 01.01.2025 beginnt die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im Bereich B2B in Deutschland.
Aber ob ZUGFeRD oder XRechnung – mit docuvita ist dieses Thema überhaupt kein Problem:

  • E-Rechnungen auslesen und anzeigen
  • E-Rechnungs-Felder als Variablen
  • nach E-Rechnungs-Feldern suchen
  • Workflows auf E-Rechnungen starten

Aufgepasst: Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für ALLE im Bereich B2B Pflicht!

Das Thema ist nicht neu, aber derzeit sehr präsent. Ab dem 01.01.2025 beginnt die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im Bereich B2B in Deutschland.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Sie enthält Pflicht- und optionale Felder, die alle relevanten Informationen einer Rechnung strukturiert erfassen (Rechnungssteller, -empfänger, -positionen, Steuern und Zahlungsbedingungen usw.).

Aber ob ZUGFeRD oder XRechnung – mit docuvita ist dieses Thema überhaupt kein Problem:

  • E-Rechnungen auslesen und anzeigen
  • E-Rechnungs-Felder als Variablen
  • nach E-Rechnungs-Feldern suchen
  • Workflows auf E-Rechnungen starten

Mehr Informationen und Hilfestellungen erhalten Sie auf einfachem Wege über Ihre Partnerbetreuer.

Workflows – Mächtiger als Sie denken

Mit Hilfe der docuvita Workflows haben Sie eine Menge an Möglichkeiten:
• Serielle und parallele Genehmigung
• E-Mailversand (mit Links)
• Erinnerungen
• Freigaben
• Genehmigungen
• Zugriff auf andere Systeme (z.B. Daten ein- und auslesen aus der Warenwirtschaft)
• …
Unsere Workflow-Engine wird u.a. genutzt für:
Urlaubsantrag, Krankmeldungen, Investitionsantrag, On-Boarding-Prozess, Rechnungsprüfung, Belegerkennung, Bewerbungen, Bestellungen, Dienstreiseantrag, Reisekosten, Ideenmanagement, Mitarbeitergespräche, Qualitätsmanagement, Unfallmeldungen, Schulungsmanagement

Nutzen Sie schon unsere Workflows?

Workflows sind eine der praktischsten Funktionen, die es in docuvita gibt – ein wenig wie kleine Heinzelmännchen, die einem die Arbeit erleichtern. Um die Funktion zu nutzen, wählen Sie ein Dokument aus und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Unter „Workflow starten“ finden Sie immer die Workflows „Information“ und „Wiedervorlage“.
Mit „Wiedervorlage“ können Sie sich zum Beispiel an einem bestimmten Datum an eine Rechnung erinnern lassen; mit „Information“ können Sie einen Kollegen auf ein Dokument hinweisen.
Wenn Sie beispielsweise die docuvita.App nutzen, können Sie damit eine Krankmeldung scannen, in docuvita ablegen und Ihrer Personalabteilung über „Information“ einen Link zu diesem Dokument senden.

Wir haben Grund zum Feiern…

Was bisher kaum einer wusste: In diesem Jahr feiern wir ein ganz besonderes Jubiläum – 20 Jahre docuvita!

Das sind für uns zwei Jahrzehnte voller Innovationen, Fortschritte und Erfolge in der Welt des Dokumentenmanagements. Was als kleine Idee begann, hat sich stetig weiterentwickelt und hilft nun zahlreichen Unternehmen, ihre Dokumente effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Seit unserer Gründung im Jahr 2004 haben wir mit voller Leidenschaft an fortschrittlichen Lösungen für eine papierlose Zukunft gearbeitet. Damals noch vom heimischen Schreibtisch aus, heute mit einem (bald) zehnköpfigen Team und eigenen Büroräumen in Liederbach.
Der Erfolg von docuvita ist das Ergebnis harter Arbeit, Engagement und der Zusammenarbeit eines außergewöhnlichen Teams. Zwar hat dies auch einige Nerven und graue Haare gekostet und auch heute noch gibt es immer wieder Punkte, an denen die Herausforderungen besonders groß sind, aber es geht immer weiter.
Unser Team bildet mittlerweile das Herzstück von docuvita. Das unterschiedliche Fachwissen, die Leidenschaft zur Programmierung und die Innovationsfreude haben uns dahin gebracht, wo wir heute stehen. Ebenso verdanken wir diese 20 Jahre unseren treuen Partnern und Kunden, die uns über die ganzen Jahre hinweg ihr Vertrauen geschenkt haben und uns weiterhin auf unserem Weg begleiten – teilweise seit Beginn an.
Wir sind sehr stolz auf das, was wir in den letzten 20 Jahren gemeinsam erreicht haben. Aber keine Sorge, wir ruhen uns nicht darauf aus. Die nächsten Jahre versprechen, ebenso spannend zu werden.

Zum 20-jährigen Jubiläum sagen wir: Danke! Danke an unser Team, unsere Kunden und Partner, die uns auf diesem Weg begleitet haben. Gemeinsam haben wir so viel erreicht und gemeinsam werden wir hoffentlich noch viele weitere Jubiläen feiern!