Revisionssicherheit.
Mit docuvita auf der sicheren Seite.

Revisionssicherheit ist nach weit verbreiteter Meinung die Grundanforderung sowohl an die klassische Archivierung, als auch jedes moderne Dokumentenmanagement-System. Das meist verbreitete Einsatzgebiet einer solchen Lösung ist die Buchhaltung. Neben dieser kann es noch in vielen weitere Bereichen eines Unternehmens entsprechende Gesetze, Vorschriften und Compliance-Anforderungen geben, welche vermeintlicher Weise die „Revisionssicherheit“ fordern.

Was bei der Forderung nach Revisionssicherheit allerdings häufig vergessen wird ist, dass es nach dem eigentlichen Sinn des Wortes keine pauschale Revisionssicherheit geben kann:

„Re-vision“ = „zurückblickend“

Ein Archiv- oder Dokumentenmanagement-System kann am Beispiel GoBD folglich erst nach einer erfolgten Steuerprüfung und auch dann nur für den zurückliegenden, geprüften Zeitraum als revisionssicher eingestuft werden. In offiziellen Vorschriften und Gesetzen wird sich daher der Begriff „Revisionssicher“ auch nicht finden lassen.

Revisionssicherheit nach PK-DML

Seit dem Jahr 2000 sind die PK-DML des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) der praxisorientierte Standard für den rechts- und revisionssicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten. Die PK-DML bewerten zur Feststellung der Tauglichkeit eines Systems ob hiermit die Kriterien:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Unveränderbarkeit
• Verfügbarkeit
• Nachvollziehbarkeit

in Hinblick auf die jeweiligen Anforderungen (z.B. GoBD) erfüllt werden können. Bei Berücksichtigung dieser Kriterien ist man unserer Einschätzung nach am nächsten dran an dem, was umgangssprachlich bzw. im Marketing als „revisionssicher“ bezeichnet wird.

Nach diesen Kriterien revisionssichere IT-Systeme und Verarbeitungsprozesse erlauben es Ihnen, Papierdokumente zu scannen, zu indizieren, sicher zu archivieren und jederzeit problemlos wiederzufinden. Die digitale, oder auch elektronische, Kopie tritt hierbei an die Stelle der gescannten Dokumente – das Papierdokument wird nicht länger benötigt. Darüber hinaus geben die PK-DML auch den digitalen Prozessen in Ihrem Unternehmen einen zusätzlichen Schutz, da Sie jederzeit nachweisen können, dass es auch an elektronischen Dokumenten (PDF, E-Mail, Office Dokument) keine nachträglichen Manipulationen gegeben hat.

Wir empfehlen Ihnen daher in jedem Fall die Kriterien der Revisionssicherheit nach PK-DML als einen der entscheidenden Grundsätze bei der Auswahl des Systems für die elektronische Archivierung Ihrer unternehmenskritischen Unterlagen und Daten zu berücksichtigen.

Weitere Informationen zur PK-DML und den Prüfkriterien finden Sie auf der Homepage des VOI.

Revisionssichere Archivierung mit docuvita

Wir haben unsere Lösungen zur Archivierung und zum Dokumentenmanagement vom VOI und dem TÜV IT (TÜV Nord) auf die grundsätzliche Eignung zur revisionssicheren Archivierung nach PK-DML, im speziellen nach den Anforderungen der GoBD, überprüfen lassen. Das Ergebnis: Mit docuvita können Sie die gesetzlichen bzw. steuerrechtlichen Anforderungen problemlos erfüllen. Weitere Informationen zur PK-DML ready Zertifizierung finden Sie auf der Homepage des VOI.

Wichtig ist dabei zu beachten, dass zur Erlangung der „Revisionssicherheit“ im Sinne der Abgabenordnung / GoBD neben dem Einsatz eines geeigneten Archivsystems weitere technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden müssen. Diese sind zwingend in einer Verfahrensdokumentation niederzuschreiben.

Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit unterstützen wir Sie gern bei der Evaluierung der für Sie geltenden gesetzlichen Anforderungen sowie bei der Definition und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen.

Gibt es revisionssichere Archive?

Finanzbehörden und Zertifikate
Die Finanzbehörden zertifizieren kein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem als revisionssicher, da bei jeder Installation andere Umgebungsanforderungen bestehen. Geprüft wird jedoch die Verfahrensdokumentation. Dabei wird neben der Software ein besonderes Augenmerk auf den gesamten Verarbeitungsprozess – vom Posteingang bis zur Datensicherung – gelegt.

Unsere Empfehlung an Sie
Erstellen Sie in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation. Dank unserer Vorarbeit in Form der PK-DML ready Zertifizierung konzentrieren Sie sich dabei nur noch auf die implementierten Verarbeitungsprozesse, Ihr IT-Sicherheitskonzept (Zugriffsschutz, Datensicherung etc.) sowie Ihre organisatorischen Regelungen. Ein sachverständiger Dritter, beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater, kann das installierte System und die ablaufenden Prozesse zusätzlich prüfen und Ihnen weitere Sicherheit geben. Gerne stellen wir einen entsprechenden Kontakt für Sie her.

Achten Sie unbedingt darauf, dass es auch außerhalb der Buchhaltung verbindliche Richtlinien geben kann, die auf Ihren Anwendungsfall zutreffen. Es gibt dabei zum Teil noch strengere Auflagen als die des Handelsgesetzbuches (HGB) bzw. der Abgabenordnung (AO) mit den GoBD. Außerdem gibt es nach wie vor Dokumente, bei denen nach aktueller Rechtsprechung die Archivierung bzw. Aufbewahrung in jedem Fall in ihrer Originalform erfolgen muss. Dazu zählen unter anderem bestimmte Zollpapiere oder Jahresabschlüsse.

Lassen Sie sich beraten.

Die Dokumentenmanagement-Experten von docuvita helfen Ihnen gern, die für Sie und Ihr Unternehmen anwendbaren Gesetzesvorschriften und Aufgaben zu identifizieren und sowohl Ihre Prozesse als auch Ihre IT-Umgebung auf eine revisionssichere Verarbeitung hin zu optimieren.

Sprechen Sie uns an.

Abkürzungen
PK-DML: Prüfkriterien für elektronische Dokumentenmanagement- und Dokumentenprozesslösungen
GoBD: Grundsätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff
AO: Abgabenordnung
HGB: Handelsgesetzbuch